3.1. Baş kitab, dövriyyə cədvəli və şahmat cədvəlinin formalaşdırılması və tərtibi xüsusiyyətləri.
"AzMuhasib" proqramında mühasibat-maliyyə və mühasibat-idarəetmə uçotunun bir sıra əsas registrləri, mühasibat-maliyyə hesabatları və hesabat xarakterli digər uçot informasiyaları əsas menyunun "Hesabat" bölməsinə daxil olan elementlər vasitəsi ilə formalaşdırılır və tərtib edilir. "Hesabat" bölməsi aşağıda göstərilən elementlərdən ibarətdir.
1. Baş kitab;
2. Dövriyyə cədvəli;
3. Şahmat cədvəli;
4. Balans;
5. Kassa hesabatı;
6. Avans hesabatı;
7. Xərclər;
8. Satış hesabatı;
9. Cədvəllər;
10. Hesabın təhlili.

Burada göstərilən elementlərin hər biri ekranda müvafiq dialoqun açılmasına xidmət edərək, proqramda çoxsaylı hesabatların və hesabat xarakterli digər cədvəllərin tam avtomat rejimdə tərtib olunması üçün nəzərdə tutulmuşdur.

"Hesabat" bölməsində fəaliyyət göstərən dialoqlar ümumi qayda üzrə tənzimlənərək, proqramın "Əməliyyat" bölməsindəki çoxsaylı dialoqlar vasitəsi ilə formalaşdırılmış məlumat bazası və təsərrüfat əməliyyatları haqqında mühasibat yazılışları əsasında müxtəlif hesabatların tərtib edilməsini və çap edilməsini təmin edir.

Məlumdur ki, müəssisədə ayrı-ayrı sintetik hesablar və onların subhesabları üzrə təsərrüfat əməliyyatlarının mühüm göstəricilərinin əks olunduğu uçot registrlərindən biri müəssisənin baş kitabıdır. Proqramda ayrı-ayrı sintetik hesablar və onların subhesabları üzrə baş kitabın vərəqələri (hesab vərəqələri)

"Hesabat" bölməsində yerləşən "Baş kitab" elementi vasitəsi ilə formalaşdırılır və tərtib edilir. Menyuda bu elementi seçdikdə, ekranda eyniadlı dialoq açılır. Bu dialoq seçilmiş hər hansı bir hesab və ya subhesab üzrə baş kitab vərəqəsinin (mühasibat uçotunun jurnal-order forması üzrə) formalaşdırılmasını təmin edir. Dialoqun giriş formasında "Hesabat dövrü" dialoqunda müəyyən edilmiş dövr əks olunur. Bununla yanaşı, seçilmiş hesab üzrə baş kitab vərəqələrini hər hansı bir dövrə uyğun tənzimləmək imkanı da mövcuddur.

"Baş kitab" vərəqəsində, dialoqda seçilmiş hesabın debeti və dialoqun cədvəl başlığında göstərilən hesabların krediti üzrə icmal müxabirləşmə məbləğləri əks olunur.


Şəkil 57. "Baş kitab" dialoqunun ekranda görünüşü: dialoqda 68No-li "Büdcə ilə hesablaşmalar" sintetik hesabı üzrə 2001-ci ilə aid baş kitab vərəqəsi əks olunmuşdur.

Baş kitab dialoqunun ekranda görünüşü şəkil 57-də verilmişdir.

Dialoqun cədvəl hissəsi orada göstərilən müxabirləşmələrin daxil olunduğu memorial orderlə qarşılıqlı əlaqəyə malikdir. Burada kursoru hər hansı bir məbləğin üzərinə gətirib, dəstəyin sol düyməsini 2 dəfə dalbadal basdıqda, ekranda həmin məbləği formalaşdıran mühasibat yazılışlarından ibarət memorial order açılacaqdır. Həmin memorial orderdə göstərilən müxabirləşmələri çap etməklə, baş kitab vərəqəsində əks olunan məbləğlərin açıqlamasını əldə etmək və onu müvafiq məqsədlərlə istifadə etmək olar. Məsələn, müəssisənin büdcə ilə hesablaşma əməliyyatlarını təhlil etmək və ya bu istiqamətdə hər hansı bir idarəetmə uçotu materialı hazırlamaq üçün belə açıqlamalardan istifadə etmək məqsədəuyğundur. Kursoru "Debet" xanasında əks olunan hər hansı bir məbləğ üzərində saxlayıb, dəstəyin sol düyməsini 2 dəfə dalbadal basdıqda, ekranda seçilmiş hesabın (bu halda 68No-li ) debeti və müxtəlif hesabların krediti üzrə bütün mühasibat yazılışlarının siyahısından ibarət memorial order açılır. Eyni əməliyyatı "Kredit" xanasında əks olunan məbləğ üzərində apardıqda, seçilmiş hesabın krediti və müxtəlif hesabların debeti üzrə mühasibat yazılışlarının siyahısından ibarət memorial order açılır.


Şəkil 58. "Dövriyyə cədvəli" dialoqunun ekranda görünüşü: dialoqda sintetik hesablar üzrə 2001-ci ilə aid dövriyyə cədvəli əks olunmuşdur.

Müssisədə bütün sintetik hesab və subhesablar üzrə baş kitab vərəqələrinin hər ilin sonunda çap edilərək, kitab formasında tikilməsi məqsədəuyğundur. Bu kitabın üz qabığıqnda " ilə aid Baş kitab" sözləri yazılmalı və o, arxivdə saxlanmalıdır.

Müəssisədə ayrı-ayrı sintetik hesablar üzrə dövriyyə və qalıq məbləğlərinin ümumi şəkildə əks olunduğu uçot registrlərindən biri müəssisənin dövriyyə cədvəlidir. Proqramda dövriyyə cədvəli "Hesabat" bölməsində yerləşən "Dövriyyə cədvəli" elementi vasitəsi ilə formalaşdırılır və tərtib edilir. "Dövriyyə cədvəli" dialoqunda müəssisənin sintetik hesabları üzrə dövriyyə cədvəli əks olunur. Bu dialoqun ekranda görünüşü şəkil 58-də verilmişdir. Dialoqun ilk açılışında, ümumilikdə proqram üzrə müəyyən edilmiş hesabat dövrünə aid dövriyyə cədvəli formalaşdırılır. Bununla yanaşı, dialoqun yuxarı hissəsində görünən "Tarix" xanalarında əks olunan dövrü tənzimləməklə, istənilən dövrə aid sintetik hesablar üzrə dövriyyə cədvəli formalaşdırmaq olar. Kursoru dialoqun cədvəl hissəsində əks olunan hər hansı bir məbləğin üzərində saxlayıb, dəstəyin sol düyməsini 2 dəfə dalbadal basdıqda, ekranda həmin məbləğin aid olduğu hesab üzrə bütün mühasibat yazılışlarının siyahısından ibarət memorial order açılır. Bu siyahı əks olunan dialoqda "Çıxış" düyməsini basdıqda, "Dövriyyə cədvəli" dialoquna qayıdılır.

Qeyd etmək lazımdır ki, müəssisəninin müxtəlif uçot registrləri arasında mövcud olan qarşılıqlı əlaqə burada verilmiş dialoqlarda və işə əlavə edilmiş cədvəllərdə öz əksini tapmışdır. Belə ki, dövriyyə cədvəlində hər bir sintetik hesab üzrə dövrün əvvəlinə və sonuna qalıq, eləcə də debet və kredit dövriyyəsinin məbləğləri həmin hesab üzrə baş kitab vərəqəsində əks olunmuş analoji məlumatlarla eyni olmalıdır. Məsələn, 68No-li "Büdcə ilə hesablaşmalar" hesabı üzrə baş kitab vərəqəsindəki "Cəmi" sətrində əks olunan debet və kredit dövriyyəsi məbləğləri dövriyyə cədvəlində həmin hesaba aid sətirdə əks olunan debet və kredit dövriyyələri məbləğləri ilə (müvafiq olaraq, 202797495,91 və 168124247,77 manat) eynidir.

Müəssisədə ayrı-ayrı sintetik hesablar və onların subhesabları üzrə icmal müxabirləşmə məbəğlərinin əks olunduğu uçot registrlərindən biri şahmat cədvəlidir. Proqramda ayrı-ayrı sintetik hesablar üzrə icmal müxabirləşmələr "Hesabat" bölməsində yerləşən "Şahmat cədvəli" elementi vasitəsi ilə formalaşdırılır və tərtib edilir. "Şahmat cədvəli" elementini aktivləşdirdikdə, proqram üçün verilmiş ümumi hesabat dövrünə aid sintetik hesablar üzrə icmal müxabirləşmələrin əks olunduğu eyniadlı dialoq açılır. Dialoqun yuxarı hissəsindəki "Tarix" xanalarında hesabat dövrünü dəyişərək, "OK" düyməsini basmaqla, başqa hesabat dövrünə aid də şahmat cədvəli almaq olar. Dialoqda əks olunmuş şahmat cədvəlinin çap edilməsi özünəməxsus xüsusiyyətlərə malikdir. Adətən, şahmat cədvəli bir neçə səhifədən ibarət olur. Proqramda şahmat cədvəlinin çap edilməsi rejimində səhifələrin tənzimlənməsi imkanları nəzərdə tutulmadığı üçün "Çap" düyməsini basdıqda, şahmat cədvəlinin ağ vərəqədə görünüşü deyil, birbaşa "Print" dialoqu açılır. Bu dialoqda "OK" düyməsini basdıqda, şahmat cədvəlinin 1-ci səhifəsi çap olunur və ekranda yenidən "Print" dialoqu görünür. Növbəti dəfə "OK" düyməsini basdıqda, cədvəlin 2-ci səhifəsi çap olunaraq, ekranda yenidən "Print" dialoqu görünür və bu qayda ilə şahmat cədvəlinin bütün səhifələri sonadək çap olunur.

"Şahmat cədvəli" dialoqunun ekranda görünüşü şəkil 59-da əks olunmuşdur. Dialoqda müəssisənin 2001-ci ilə aid şahmət cədvəli tənzimlənmişdir. Dialoqun sol tərəfində debetləşən hesabların nömrələri və onlara müvafiq debet dövriyyəsinin ümumi məbləği, yuxarıda isə sütunların başlıq hissələrində kreditləşən hesabların nömrələri əks olunur. Hər hansı bir hesaba aid sətirlə hər hansı bir hesaba aid sütunun kəsişdiyi xanada sətirdəki hesabın debeti və sütundakı hesabın krediti üzrə icmal müxabirləşmə məbləği əks olunur.


Şəkil 59. "Şahmat cədvəli" dialoqunun ekranda görünüşü: dialoqun cədvəl hissəsində sintetik hesablar üzrə 2001-ci ilə aid icmal müxabirləşmələr, sol tərəfdə isə müvafiq sintetik hesablar üzrə debet dövriyyəsi məbləğləri əks olunmuşdur.

Dialoqun aşağı hissəsində, sol tərəfdə yerləşən "Məbləğ" sütununun cəmi məbləği debetləşən hesabların debet dövriyyələrinin ümumi cəmindən ibarət olub, dövriyyə cədvəlində debet dövriyyəsinin cəminə bərabər olmalıdır. Həmin məbləğ, eyni zamanda, şahmat cədvəlinin "Cəmi" sətri üzrə göstərilmiş kreditləşən hesablar üzrə kredit dövriyyələri məbləğlərinin ümumi cəminə və eyni zamanda dövriyyə cədvəli üzrə kredit dövriyyəsinin cəminə bərabər olmalıdır. Şahmat cədvəli əks olunmuş şəkildə, eləcə də işə əlavə edilmiş dövriyyə cədvəli və şahmat cədvəlində göründüyü kimi, haqqında söhbət gedən debet və kredit dövriyyələrinin məbləği 7732336801 manat təşkil etmişdir. Bu məbləğin həm dialoqda, həm dövriyyə cədvəlində və həm də işə əlavə edilmiş şahmat cədvəlində əks olunması, proqramda formalaşdırılmış bütün uçot registrlərinin düzgün tərtib edilməsinə dəlalət edir.

Qeyd etmək lazımdır ki, "Şahmat cədvəli" dialoqunun cədvəl hissəsində kursoru hər hansı bir məbləğin üzərinə gətirib, düyməni 2 dəfə dalbadal basdıqda, ekranda həmin məbləğə aid təsərrüfat əməliyyatlarının əks olunduğu memorial order açılır. Lazım gələrsə, memorial orderdə hər hansı bir dəyişiklik aparmaq olar. Bu halda həmin dəyişiklik bütün uçot registrlərində, o cümlədən şahmat cədvəlində qeydə alınacaq və öz təsirini göstərəcəkdir.