1.3. Sintetik uçot əməliyyatlarının aparılması qaydaları
"AzMuhasib" proqramında müəssisənin təsərrüfat əməliyyatlarının sintetik uçotu onları əks etdirən müvafiq məlumatların memorial orderə daxil edilərək, müxabirləşmə tərtib edilməsi vasitəsi ilə aparılır. Memorial order proqramın əsas menyusunun "Əməliyyat" bölməsində yerləşən "Memorial order" elementi və ya giriş vəziyyətində ekranda görünən "Memorial order" nişanının köməyi ilə açılır. Bu elementi və ya nişanı aktivləşdirərkən, ekranda təsərrüfat əməliyyatlarının əsas göstəricilərinin əks olunduğu memorial order görünür.


Şəkil 11. Proqramın ilk istismarı dövründə memorial orderin görünüşü.



Burada təsərrüfat əməliyyatlarının tarixi, məzmunu və məbləği, onların əks olunduğu ilk sənədin nömrəsi, eləcə də debetləşən və kreditləşən hesabların nömrəsi daxil edilir. Proqramın ilk istismara başlandığı dövrdə memorial orderin görünüşü şəkil 11-də verilmişdir. (Memorial orderin çoxsaylı təsərrüfat əməliyyatları qeyd olunduqdan sonrakı görünüşü şəkil 5-də əks olunmuşdur).

Şəkillərdən göründüyü kimi, "AzMuhasib" proqramında verilmiş memorial order xarici görünüşcə, adi əməliyyat jurnalına bənzəyir. Adi əməliyyat jurnalından fərqli olaraq, memorial orderdə təsərrüfat əməliyyatlarının məbləği həm manatla, həm də xarici valyuta ilə verilə bilər. Burada xarici valyuta ilə daxil edilən məbləğ proqram tərəfindən həmin tarixə müvafiq olan kurs üzrə manata keçirilərək, eyni zamanda manatla məbləğ yuvasında da əks olunur.

Memorial order onun aşağı hissəsində yerləşən düymələr vasitəsi ilə idarə olunur. Memorial orderə yeni mühasibat yazılışı daxil etmək üçün "Yeni" düyməsini basmaq və bu zaman memorial order ekranının yuxarı hissəsində açılan xanalarda yeni tərtib edilən mühasibat yazılışlarının parametrlərini daxil edərək, xanaların aşağısındakı "OK" düyməsini basmaq lazımdır. Bunun nəticəsində yeni tərtib olunmuş mühasibat yazılışı memorial orderə daxil edilir.

Qeyd etmək lazımdır ki, proqramda yeni mühasibat yazılışı daxil edilməsi müəyyən özünəməxsus xüsusiyyətlərə malikdir.

Yeni mühasibat yazılışını proqrama (memorial orderə) daxil etmək üçün sənəd nömrəsi, təsərrüfat əməliyyatlarının tarixi, debetləşən və kreditləşən hesabların nömrələri, əməliyyatın məbləği, valyuta növü və məzmun müvafiq xanalarda daxil edildikdən sonra, "OK" düyməsi basılmalıdır. Sənəd nömrəsi və təsərrüfat əməliyyatının tarixi klaviaturadan daxil edilir. Bu zaman təsərrüfat əməliyyatının tarixi cari tarixə uyğun gələrsə, onda həmin tarixi daxil etmək üçün kursoru "Tarix" xanasına gətirib, klaviaturadakı "Probel" klavişini basmaq kifayətdir. Klaviaturadakı sağa və sola ox işarəsindən istifadə edərək, əməliyyatın tarixində müəyyən dəyişikliklər də etmək mümkündür.

Debetləşən və kreditləşən hesablar həm klaviaturadan, həm də proqramın məlumat balansına daxil edilmiş hesablar planından daxil edilə bilər. "Debet" və "Kredit" xanalarında daxil ediləcək hesabın nömrəsini klaviaturada yığarkən, ekranda hesablar planının həmin hesab yerləşən hissəsi əks olunan kiçik pəncərə açılır. Bu zaman orada müvafiq hesab seçilərək, "Tabulyasiya" və ya "Enter" klavişi basılır və həmin pəncərə bağlanaraq, seçilmiş hesabın nömrəsi müvafiq xanaya gətirilir. Əgər "Debet" və ya "Kredit" xanalarında analitik hesabı olan sintetik hesab nömrəsi daxil edilərsə, onda yeni mühasibat yazılışının parametrlərini əks etdirən xanaların aşağı hissəsində əlavə olaraq, müvafiq analitik hesablar əks etdiriləcək debet və kredit analitik hesabları xanaları açılır. Kursoru bu xanaların sağ tərəfində yerləşən üçbucaq işarəsinin üzərinə gətirib, dəstəyin düyməsini sıxmaqla, müvafiq sintetik hesaba aid analitik hesabların siyahısından ibarət pəncərə açılır. Həmin siyahıdan müvafiq analitik hesab seçilərək, "Tabulyasiya" və ya "Enter" klavişi basılır. Bu zaman seçilmiş analitik hesab müvafiq xanada əks etdirilir və kursor növbəti xanaya sıçrayır.

Debetləşən və kreditləşən hesabların nömrələri qeyd edildikdən sonra, müvafiq xanada təsərrüfat əməliyyatının məbləği yazılır. Burada yazılan məbləğ həm klaviaturadan daxil edilə, həm də proqramın bu hissəsində verilmiş kalkulyator vasitəsi ilə yığıla bilər. "Məbləğ" xanasının sağ tərəfində yerləşən kalkulyator işarəsini canlandırarkən, ekranda kiçik ölçülü kalkulyator açılır. Bu kalkulyatordan, adətən, hesablama tələb olunan məbləğlərin "Məbləğ" xanasına yazılması lazım gəldikdə istifadə edilir. Məsələn, hər hansı bir təsərrüfat əməliyyatı əlavə dəyər vergisi ilə bağlı olarsa, onda vergi məbləğini hesablayarkən, müvafiq kalkulyatordan istifadə etmək olar.

Təsərrüfat əməliyyatının məbləği qeyd edildikdən sonra, kursor "Valyuta" xanasına sıçrayır və burada "məbləğ" xanasında yazılmış məbləğin hansı valyuta növünə uyğun olduğunu əks etdirən valyutanın qısa nişanı seçilir. Valyuta növü seçildikdə, "Kurs" xanasında təsərrüfat əməliyyatının tarixinə uyğun olaraq, müvafiq valyuta kursu avtomatik əks olunur. Qeyd etmək lazımdır ki, valyuta kursları, eləcə də müfaviq valyutaların adları və qısaldılmış nişanları proqramın əsas menyusunda olan "Utilit" bölməsindəki "Əsas məlumat" elementi vasitəsi ilə açılan alt menyudakı "Valyuta kursu" dialoqundan istifadə edərək, proqramın müvafiq məlumat bazasına daxil edilir.

Valyuta növü seçildikdən sonra, kursor "Məzmun" xanasına sıçrayır. Bu xanada təsərrüfat əməliyyatının məzmunu klaviaturadan daxil edilir. Bu xananın sağ tərəfində yerləşən "Üç nöqtə" işarəsini canlandırmaqla, təsərrüfat əməliyyatının məzmununu, eləcə də debetləşən və kreditləşən hesabların nömrələrini, proqrama daxil edilmiş nümunəvi yazılışlar sırasından seçmək olar.

Memorial orderə yeni təsərrüfat əməliyyatının daxil edilməsi prosesində, yuxarıda göstərilən xanalardan sağ tərəfində müvafiq işarə olan xanalara məxsus kiçik pəncərələr, klaviaturada "Alt+ " klavişlərini yığmaqla da açıla bilər.

Memorial orderə yeni yazılışın daxil edilməsi vəziyytinin ekranda görünüşü şəkil 12-də əks olunmuşdur.

Əvvəllər memorial orderə daxil edilmiş hər hansı bir yazılışı silmək və ləğv etmək üçün "Silmək" düyməsini basmaq lazımdır. Bunun üçün əvvəlcə memorial orderdə ləğv ediləcək mühasibat yazılışını taparaq, kursoru onun üzərində saxlamaq, sonra isə "Silmək" düyməsini basmaq lazım gəlir. Bu zaman ekranda müvafiq sorğu dialoqu görünür ki, burada da mövcud olan iki cavabdan birini seçməklə, seçilmiş mühasibat yazılışı ləğv edilir və ya ləğv edilmədən əvvəlki vəziyyətə qayıdılır.

Memorial orderə daxil edilmiş hər hansı bir yazılışı dəyişdirmək üçün "Dəyişmək" düyməsi basılır. Bu zaman əvvəllər memorial orderə daxil edilmiş hər hansı bir mühasibat yazılışının istənilən parametri dəyişdirilə bilər. Bunun üçün əvvəlcə memorial orderdə dəyişiklik ediləcək təsərrüfat əməliyyatını seçmək, daha sonra isə "Dəyişmək" düyməsini basmaq lazımdır.

Bunun nəticəsində "Memorial order/Yeni" ekranının yuxarı hissəsində, dəyişdiriləcək mühasibat yazılışının müvafiq parametrləri görünən xanalar əks olunur. Bu xanaların içərisindəki müvafiq məlumatlar dəyişdirilməklə, seçilmiş mühasibat yazılışı dəyişdirilir. "OK" düyməsini basmaqla, parametrləri dəyişdirilmiş mühasibat yazılışı memorial orderə daxil edilir. Burada görünən "Cıxış" düyməsi basıldıqda, müvafiq dialoq bağlanır və heç bir dəyişiklik aparılmadan əvvəlki memorial orderə qayıdılır.


Şəkil 12. Memorial orderə yeni yazılışın daxil edilməsi: ekranın yuxarı hissəsində yeni mühasibat yazılışının parametrləri, aşağı hissəsində isə nümunəvi yazılışlara aid cari pəncərə əks olunmuşdur.



Memorial orderə əvvəllər daxil edilmiş hər hansı bir mühasibat yazılışını axtarıb tapmaq üçün üzərində lupa işarəsi olan "Axtarış" düyməsindən istifadə edilir.Bu düyməni basarkən, ekranda mühasibat yazılışlarının axtarışı rejimi açılır. Burada axtarılan təsərrüfat əməliyyatlarının parametrlərini daxil etmək üçün müvafiq xanalar və lazımi funksiyaları yerinə yetirən düymələr vardır. Həmin xanalarda axtarılan mühasibat yazılışlarının parametrləri daxil edilərək, "OK" düyməsi basılır. Bunun nəticəsində axtarış üçün daxil edilmiş parametrlərə malik olan mühasibat yazılışları axtarılıb, tapılır və "Axtarış" dialoqunun aşağı hissəsində "Şərtlər üzrə yazılışlar" adlı pəncərədə əks olunur. Bu zaman dialoqda verilən "aşağı-yuxarı" işarəli düymələri basmaqla, həmin pəncərədəki axtarışa verilmiş parametrlər üzrə seçilmiş mühasibat yazılışları üzərində sətirlərlə aşağı-yuxarı hərəkət edərək, ayrı-ayrı konkret yazılışlara baxmaq mümkündür. Eyni zamanda dialoqda verilən "Çap" düyməsini basmaqla, axtarış nəticəsində tapılmış mühasibat yazılışlarını çap etmək olar.


Şəkil 13. Memorial orderə əvvəllər daxil edilmiş mühasibat yazılışlarının axtarılıb tapılması: ekranın yuxarı hissəsində axtarılacaq mühasibat yazılışlarının parametrlərindən ibarət şərtlər görünən xanalar, orta hissəsində isə həmin şərtlərə uyğun gələn və axtarış nəticəsində tapılmış mühasibat yazılışları pəncərəsi əks olunmuşdur.

Memorial orderə daxil edilmiş mühasibat yazılışlarının axtarışı rejiminin ekranda görünüşü şəkil 13-də əks olunmuşdur. Axtarışın müvafiq şərtləri daxil edildikdən və "OK" düyməsi basılaraq, bu şərtlərə uyğun olan mühasibat yaılışları tapıldıqdan sonra, şəkil 13-də əks olunan vəziyyəti almaq üçün "Analitik" düyməsini basmaq lazımdır. Bu zaman "Axtarış" dialoqunun sol tərəfində açılan pəncərədə axtarış üçün veilmiş şərtlər daxilindəki mühasibat yazılışlarını müxtəlif analitik uçot əlamətləri üzrə qruplaşdırmaq olur. Proqramın bu imkanlarından ən müxtəlif məqsədlərlə istifadə etmək mümkündür. Məsələn, hər hansı bir konkret maddi-məsul şəxsin öhdəsində olan maddi dəyərlilərin müəyyən dövrdə hərəkətinə dair cədvəl tərtib etmək; verilmiş bank hesabı üzrə pul vəsaitinin mədaxil və məxaricinə dair təsərrüfat əməliyyatlarını əks etdirən çıxarış hazırlamaq; istehsal məsrəfləri, tədavül xərcləri, kommersiya xərcləri və digər məsrəflərə aid müxtəlif növ məlumatlar formalaşdırmaq; debitor və kreditorlarla hesablaşma əməliyyatlarına aid müxtəlif çıxariş vərəqələri və siyahılar tərtib etmək və müəssisənin maliyyə və idarəetmə uçotu üçün vacib olan digər bu kimi qiymətli informasiyalar formalaşdıraraq, onları çap etmək mümkündür.

Müəssisə və təşkilatlarda mühasibat maliyyə və idarəetmə uçotunun təşkilinin müasir vəziyyətində "Axtarış" rejiminin bu imkanlarından istifadə edərək, hər ayın sonunda ayrı-ayrı bank hesablarından çıxarışlar hazırlayaraq, bank əməliyyatlarına aid ilk sənədlərdən ibarət qovluğa tikmək (çıxarış vərəqəsində göstərilən təsərrüfat əməliyyatlarını təsdiqləyən ilk sənədləri ardıcıl şəkildə bu çıxarışa əlavə etmək); ayrı-ayrı maddi-məsul şəxslərin öhdəsində olan mal, material, azqiymətli və tezköhnələn əşyaların hərəkətinə dair cədvəllər tərtib edərək, onları çap etmək və müvafiq maddi dəyərlilərin mədaxili, məxarici və sair hərəkətini təsdiqləyən ilk sənədlərdən ibarət qovluqlara əlavə etmək; ayrı-ayrı təhtəlhesab şəxslərin avans hesabatlarını tərtib etmək; anbar üzrə mal və taraların hərəkətinə dair hesabat tərtib etmək; mağazalar üzrə ayrı-ayrı maddi-məsul şəxslərin (mağaza müdirləri, şöbə müdirləri, kassir-nəzarətçilərin və s.) mal-pul hesabatlarını tərtib etmək və digər bu kimi qruplaşdırıcı uçot informasiyalarını hazırlamaq məqsədəuyğundur.

"Axtarış" rejimindən memorial orderə qayıtmaq üçün dialoqun sol hissəsində verilmiş "Çıxış" düyməsini basmaq lazımdır.

Proqramda memorial orderə daxil edilmiş çoxsaylı təsərrüfat əməliyyatlarının məbləğinin eyni zamanda həm Azərbaycan manatı, həm də hər hansı bir digər xarici valyuta ilə əks etdirilməsi imkanı mövcuddur. Memorial orderə təsərrüfat əmliyyatları məbləğinin eyni zamanda həm Azərbaycanın milli valyutası, həm də hər hansı bir xarici valyuta ilə əks etdirilməsi üçün ekranın aşağı sağ küncündə yerləşən "Valyuta" pəncərəsini açmaq və orada verilmiş valyuta nişanını seçmək lazımdır. Bu zaman memorial orderin ekrandakı görünüşündə dəyişiklik baş verir: Memorial orderin yuxarısında, sütunların başlığında "AZM" işarəsi ilə yanaşı, seçilmiş valyutanın da nişanı (məsələn, ABŞ dolları seçildikdə "USA") görünür; "Valyuta" sütununda isə müvafiq təsərrüfat əməliyyatlarına aid məbələğlər seçilmiş valyutaya çevrilməklə əks olunur.

Memorial orderin aşağı sol küncündə yerləşən "Çap" düyməsi memorial orderin printerdə çap olunmağa hazırlanması üçün nəzərdə tutulmuşdur. Bu düyməni basarkən, ekranda memorial orderin çap olunmaq üçün hazırlanmış birinci səhifəsi görünür. Ekranın yuxarısında görünən "Sağa doğru" və "Sola doğru" (<<,<, >>,>) işarələrinin köməyi ilə memorial orderin səhifələri baxılmaq üçün ekrana çıxarılır; "Printer" işarəsinin köməkliyi ilə istənilən səhifələr çapa verilir; "Miqyas" (faizlə ədəd ifadəsi olan kiçik pəncərə) işarəsinin köməyi ilə istənilən miqyasda əks olunur; "Close" düyməsinin köməkliyi ilə bağlanır.

Memorial orderin aşağı sağ küncündə yerləşən "Çıxış" düyməsi memorial orderin bağlanaraq, proqramın çıxış vəziyyətinə (əsas menyuya) qayıtmaq üçün istifadə olunur.